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1、在具备条件的条件下将参会职员的资料按每人次准备好，注重区分参会职员的角色(如分成聚会主持、参会向导、参会通俗职员)，资料凭证职员角色划分准备。

会场安排注重事项：

1、正式聚会的会场应提前安排好，并在书面聚会通知中见告参会职员。

2、正式聚会一样平常需要安排好参会职员的坐席并准备好参会职员的铭牌，在聚会最先前排好坐席及铭牌。

3、关于安排好坐席的会场，应将聚会资料袋在聚会前摆放在坐席上。

4、需要用到视频放映或者开视频聚会时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。

5、注重各项会场的情形因素，例如温度、灯光等，凭证现真相形调解好。

6、聚会组织职员应准备好各项聚会纪录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好聚会总结事情。

最后，聚会最先前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会职员签到。